Od 1. 1. 2015 dalje morajo vsi proračunski uporabniki obvezno prejemati račune v elektronski obliki. Navedeno pomeni, da morajo vsi, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki za opravljene storitve in dobavljeno blago pošiljati eRačune. Za vse ostale kupce (ki niso proračunski uporabniki) lahko uporabite klasične papirnate izdane račune tudi v bodoče.
.
Ali ste tudi vi zavezani k izdaji eRačuna oz. kdo je proračunski uporabnik lahko preverite tukaj.
(izberite datoteko eRacunPU_Dnevni.xls)
.
V kolikor vaše kupce najdete na seznamu proračunskih uporabnikov vas vabimo, da v nadaljevanju preberete še dodatne informacije glede e-računa.
.
.
KAJ JE E-RAČUN
eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki.
.
.
KAKO LAHKO IZDATE E-RAČUN
Izdajatelji lahko eRačune pošiljajo proračunskim uporabnikom na tri načine:
- prek bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov (Seznam bank)
- prek ponudnikov elektronske poti s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe (Seznam ponudnikov)
- prek spletnega portala UJP namenjenega manjšim izdajateljem (do 5 računov, ki so izdani za proračunske uporabnike, na mesec)
Ne glede na izbrano zgornjo možnost, za izdajo e-računov potrebujete digitalno potrdilo (v kolikor že uporabljate spletno banko ga že imate). V primeru, da digitalnega potrdila še nimate ga lahko kupite pri različnih ponudnikih, lahko pa ga pridobite tudi brezplačno na upravni enoti (za fizične osebe ali za pravne osebe).
.
.
KRATEK OPIS POSTOPKA IZDAJE E-RAČUNOV (za vse tri načine)
- Če se odločite za izdajo eRačuna prek bank vključenih v medbančno izmenjavo
Pri banki, s katero poslujete preverite ali omogočajo izdajo eRačuna. V kolikor je izdaja možna, vprašajte na kakšen način se registrirate kot izdajatelj e-računa. Običajno je postopek kratek in enostaven npr. s podpisom obrazca. Preverite tudi na kakšen način je možen vnos podatkov za eRačun (ročno, uvoz podatkov) saj se storitve od banke do banke lahko razlikuejo. Povprašajte pa tudi za ceno takih storitev ter ali ima banka svoj arhiv ali morate morda sami poskrbeti za hrambo takih dokumentov.
.
- Če se odločite za ponudnika elektronske poti s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe
Pri izbranem ponudniku povprašajte za navodila za izdajo E-računa ter seveda za ceno storitev ter možnost arhiviranja.
.
- Če se odločite za uporabo prek spletnega portala UJP namenjenega manjšim izdajateljem (do 5 računov, ki so izdani za proračunske uporabnike, na mesec).
Aplikacija UJP E-RAČUN je namenjenega manjšim izdajateljem, ki na letni ravni v javni sektor posredujejo manjše število eRačunov (maksimalno do 5 eRačunov na mesec). Spletni portal bo za uporabnike brezplačen. Spletni portal bo omogočal le ročni vnos eRačunov, zato morda ni najboljša izbira če izstavljate kopleksne račune (z veliko artikli ipd). Spletni portal UJP bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje, do takrat pa lahko uporabljate testno verzijo. Za arhiviranje izdanih računov morate v tem primeru poskrbeti sami.
Navodila, kako pridobiti geslo za aplikacijo UJP E-RAČUN najdete tukaj.
.
.
KDAJ MORATE PRIČETI Z IZDAJO E-RAČUNA PRORAČUNSKIM UPORABNIKOM
Datum 1. 1. 2015 je vezan na prejem računa v elektronski obliki. Proračunski uporabniki morajo prejemati račune v elektronski obliki od 1.1.2015 dalje, ne glede na datum opravljene storitve/dobave blaga ali na datum izdaje računa.
.
.
HRAMBA E-RAČUNOV
Dokumenti se morajo načeloma hraniti v izvorni obliki, če torej izdate eRačun to pomeni v elektronski obliki. Storitve arhiviranja omogočajo različna podjetja, zato podnubo preverite pri njih. Kljub temu pa zakon določa, da se taki dokumenti lahko hranijo tudi v papirni obliki, če je zagotovljena revizijska sled takih dokumentov. V zvezi z obeznostjo hrambe je sicer še veliko nejasnosti, zato vas bomo o končnih oblikah obvestili, takoj ko bo znanega kaj več.
.
.
KDO ŽE IZDAJA E-RAČUNE
Na tej povezavi lahko preverite kdo je že registriran za izdajanje eRačunov. Če so med njimi tudi vaši dobavitelj se lahko prek spletne banke, ki jo uporabljate, prijavite na prejemanje njihovih računov. To pomeni, da prejetih računov ne boste več prejemali po klasični pošti ampak elektronsko.
.
.
Več informacij lahko najdete v nadaljevanju v pogostih vprašanjih z odgovori Urada za javna plačila (UJP) ter na spletni strani slovenski e-račun.
.
.
Ali bodo morali vsi dobavitelji proračunskih uporabnikov od 1. 1. 2015 dalje za opravljene storitve in dobavljeno blago pošiljati eRačune (tudi npr. kmetje, samostojni podjetniki) oziroma kako jih bodo lahko pošiljali?
Od 1. 1. 2015 dalje morajo vsi proračunski uporabniki obvezno prejemati račune v elektronski obliki. Navedeno pomeni, da morajo vsi, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki za opravljene storitve in dobavljeno blago pošiljati eRačune. Izdajatelji lahko eRačune pošiljajo proračunskim uporabnikom prek bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov ali prek ponudnikov elektronske poti s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe (seznam bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov in seznam ponudnikov elektronske poti) ali prek spletnega portala UJP namenjenega manjšim izdajateljem, ki na letni ravni v javni sektor posredujejo manjše število eRačunov (do 5 računov na mesec). Spletni portal bo omogočal ročni vnos eRačunov in bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje.
.
.
Ali bodo morali izdajatelji pošiljati proračunskim uporabnikom e-račune tudi za plačila opravljena z gotovino ali s plačilno kartico?
V primeru, ko proračunski uporabnik opravi plačilo blaga/storitve z gotovino ali s plačilno kartico, bo prejemnik plačila (izdajatelj) po 1. 1. 2015 izdal račun na enak način kot to stori sedaj. V tem delu ne bo spremembe, kar pomeni, da proračunskemu uporabniku po 1. 1. 2015 za plačila opravljena z gotovino ali s plačilno kartico ne bo potrebno poslati e-računa.
.
.
Kdaj se bo lahko začelo s pošiljanjem eRačunov prek portala UJP in kdo bo lahko pošiljal eRačune prek tega portala?
Prek portala UJP bodo lahko izdajatelji pošiljali eRačune neposredno v javni sektor oziroma proračunskim uporabnikom. Portal UJP bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje in bo omogočal ročni vnos eRačunov. Portal UJP bo podpiral pošiljanje eRačunov za manjše izdajatelje, ki v javni sektor na letni ravni posredujejo majhno število eRačunov in ne bo podpiral masovnega pošiljanja eRačunov.
.
.
Ali se obveza pošiljanja eRačunov proračunskim uporabnikom od 1. 1. 2015 dalje nanaša tudi na spremljajoče dokumente računa (npr. dobavnice, naročilnice, specifikacije)?
V skladu s 26. členom ZOPSPU morajo proračunski uporabniki od 1. 1. 2015 dalje prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski obliki. Izmenjava spremljajoče dokumentacije eRačuna se pošilja kot priloga eRačuna.
.
.
Kako se dobavitelj proračunskega uporabnika oziroma poslovni subjekt vključi v seznam izdajateljev eRačunov?
Poslovni subjekt, ki želi izdajati eRačune, izpolni izjavo pri banki pri kateri ima odprt transakcijski račun ali pri ponudniku elektronske poti s katerim ima sklenjeno poslovno razmerje. Na podlagi izjave vključi banka ali ponudnik elektronske poti izdajatelja v seznam izdajateljev eRačunov. Ko je izdajatelj vključen v seznam izdajateljev eRačunov se lahko njegovi prejemniki (proračunski uporabniki ali fizične in pravne osebe) naročijo na prejemanje njegovih eRačunov.
.
.
še več vprašanj in odgovorov pa najdete tukaj.
