Za namene izvajanja postopka potrjevanja računov bo moral zavezanec pridobiti namensko digitalno potrdilo, zagotoviti elektronsko (spletno) povezavo elektronske naprave za izdajo računov s centralnim informacijskim sistemom Finančne uprave RS in prek elektronske povezave Finančne uprave RS sporočiti podatke o poslovnih prostorih, v katerih bo izdajal račune pri gotovinskem poslovanju.
Za informacije o tem kaj vse je potrebno urediti za pravilno potrjevanje računov, sledite naslednjim korakom:
1. Pridobite namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne
[accordion title=”” is_open=”no”]
Zavezanci bodo morali pri izvajanju postopka potrjevanja računov uporabljati namensko digitalno potrdilo. To je nova vrsta digitalnega potrdila, ki ga bodo uporabljali samo za izmenjavo podatkov o računih in poslovnih prostorih.
Potrdilo bo vsebovalo naslednje podatke: davčno številko in ime zavezanca, namen uporabe in zaporedno številko potrdila, izdanega posameznemu zavezancu.
Vlogo za dodelitev namenskega digitalnega potrdila zavezanec vloži elektronsko prek portala eDavki. Namensko digitalno potrdilo zavezanec prevzame prek portala za prevzem namenskih digitalnih potrdil za izvajanje postopka potrjevanja računov, s katerim upravlja ministrstvo, pristojno za javno upravo. Digitalno potrdilo lahko pridobite sami ali pa za to pooblastite svoj računovodski servis.
Digitalno potrdilo bo brezplačno, pridobiti pa ga morajo tudi tisti zavezanci, ki bodo za izdajo računov uporabljali aplikacijo FURS – »mini blagajno« in zavezanci, ki bodo za izdajo računov uporabljali vezano knjigo računov.
Namensko digitalno potrdilo bo vezano na zavezanca, ki bo pa lahko imel tudi več namenskih digitalnih potrdil. Namensko digitalno potrdilo se lahko uporablja različno. Zavezanec ima lahko enega nameščenega na strežniku za več elektronskih naprav, lahko eno namensko digitalno potrdilo kopira za več elektronskih naprav, ali pa si pridobi za vsako elektronsko napravo svoje namensko digitalno potrdilo. Odločitev je odvisna od poslovnih in tehničnih zahtev zavezanca.
Novodila, kako prevzeti digitalno potrdilo najdete tukaj.
[/accordion]
2. Sprejmite interni akt
[accordion title=”” is_open=”no”]
Zavezanci morajo pred prvo izdajo računa iz davčne blagajne sprejeti interni akt, ki vključuje:
- popis poslovnih prostorov
- oznake poslovnih prostorov (oznaka bo nato sestavni del številke računa)*
- pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov**
Pripraviti ga bodo morali morali vsi, ki bodo račune izdajali s pomočjo blagajniških sistemov, in tisti, ki bodo uporabljali vezane knjige računov. V interni akt je zato potrebno zapisati tudi kakšen način izdajanja računov ste izbrali (elektronsko ali vezane knjige).
Interni akt je treba pripraviti pred pričetkom izdaje računov. Akta na FURS ni potrebno pošiljati, morate pa ga predložiti v postopku nadzora davčnega organa.
* Oznako poslovnega prostora v internem aktu zavezanec določi sam. Oznaka poslovnega prostora je oznaka prostora, v katerem zavezanec izdaja račune pri gotovinskem poslovanju. Sestavljena je lahko iz številk in črk 0-9, a-z, A-Z.
Oznaka mora biti pri pošiljanju podatkov enaka, kot je navedena na računih in mora biti enkratna na nivoju zavezanca.
V primeru, če je poslovni prostor premični, je podatek, ki ga zavezanec posreduje v okviru sporočanja podatkov (ki ni naveden na računu) tudi vrsta poslovnega prostora, pri čemer se kot tak prostor šteje elektronska naprava. Zavezanec bo pod vrsto poslovnega prostora označil vrsto prostora »C« – posamezna elektronska naprava za izdajo računov ali vezana knjiga računov v primerih, ko zavezanec ne uporablja drugega poslovnega prostora.
Primeri oznak poslovnega prostora: Blagajna01, TRG1, EN07, TrgDR1, MtrgLJ3
** Pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov – Številka računa ima vedno naslednjo strukturo:
Oznaka poslovnega prostora – Oznaka elektronske naprave – Zaporedna številka računa.
Oznaka poslovnega prostora je v strukturi računa vedno na prvem mestu. Poslovni prostor ima lahko enako oznako kot elektronska naprava, ni pa nujno. Zavezanec vedno lahko poslovni prostor označi z eno oznako, elektronsko napravo pa z drugo.
Možnih je več rešitev. Ob predpostavki, da je 123 oznaka elektronske naprave, so naslednje možnosti: 123-123- 00001, TABLICA-123-00001 , BLAG1-123-00001, POTNIK1-123-00001, itd…
Zaporedne številke računov si morajo v skladu s petim odstavkom 5. člena ZDavPR vsako poslovno leto slediti v neprekinjenem zaporedju po vsakem poslovnem prostoru zavezanca ali po elektronski napravi za izdajo računov v poslovnem prostoru zavezanca, pri čemer zaporedne številke računov lahko vsebujejo le številke. To pomeni, da je potrebno zaporedne številke računom za opravljene dobave, dobropise ter avansne račune dodeljevati v enem zaporedju.
Poleg predpisane številke računa lahko zavezanec zaradi lažjega knjigovodskega spremljanja poslovanja računu dodeli dodatne oznake, ki pojasnjujejo vrsto računa. Morebitne dodatne oznake zavezanec določi v internem aktu.
Vzorec akta, ki ga je pripravil FURS, najdete tukaj:
[/accordion]
3. Prilagodite vsebino računa, izdanega z elektronsko napravo
[accordion title=”” is_open=”no”]
Uvedba davčnih blagajn prinaša tudi nove obvezne sestavine izdanega računa. Poleg podatkov, ki so že določeni s predpisi, bo moral biti dopolnjen tudi z nekaterimi novimi elementi, kot so:
- nova oblika številčenja računov, ki je sestavljena iz treh delov,
- čas, ko je bil račun izdan (ura in minute),
- oznaka fizične osebe, ki je račun izdala s pomočjo elektronske naprave za izdajo računov*,
- zaščitna oznaka izdajatelja računa (ZOI)**,
- enkratna oznaka računa (EOR)***,
- QR-koda ali bar (črtna) koda
* Oznaka fizične osebe je eden od podatkov, ki ga bo moral zavezanec posredovati na FURS v okviru postopka davčnega potrjevanja računov. Zavezanec bo moral povezati oznako fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave z davčno številko te osebe.
Oznaka fizične osebe, ki izda račun z uporabo elektronske naprave za izdajo računov, ki je določena kot obvezen podatek na računu za namene postopka potrjevanja računov, je lahko katera koli oznaka, kakor jo opredeli davčni zavezanec za te namene. Pomembno je, da je ta oznaka povezana z davčno številko te osebe, ki jo mora poslati davčnemu organu kot podatek o računu v postopku potrditve računa, sama davčna številka pa na računu ne bo izkazana.
** Zaščitna oznaka izdajatelja računa je oznaka, s katerim je izdani račun povezan z zavezancem za izvajanje postopka potrjevanja računov in je podatek za ugotavljanje pristnosti izvora računa. Za zaščitno oznako izdajatelja računa se uporablja kratica ZOI.
ZOI, ki je enkratna, ustvari elektronska naprava za izdajo računov na podlagi naslednjih podatkov:
- davčne številke zavezanca,
- datuma in časa izdaje računa,
- številke računa in
- vrednosti računa.
Ti podatki se elektronsko podpišejo z namenskim digitalnim potrdilom. Za zapis decimalnega mesta pri znesku računa se uporabi pika. Zaščitna oznaka izdajatelja računa se na računu navede v tekstovni obliki (32 znakov v šestnajstiškem zapisu) in v obliki kode.
*** Enkratna identifikacijska oznaka računa (EOR) je koda, ki jo bo ustvaril informacijski sistem FURS v trenutku poslanih podatkov zavezanca o nekem izdanem računu. Koda se bo nato izpisala na izdanem računu. S to kodo oz s takšnim postopkom FURS pred izdajo potrdi izdani račun.
OPOMBA – Nova navodila za številčenje in dodatne vsebine na izdanih računih pri gotovinskem poslovanju ne veljajo za izdajo računa iz vezane knjige. Obvezne sestavine računov iz vezane knjige ostajajo nespremenjene (torej ni potrebno navesti ure, datuma, oznako osebe, ki je račun izdala, ZOI ipd.)
[/accordion]
4. Objavite obvestilo o obveznosti izdaje računa in obveznostih kupca
[accordion title=”” is_open=”no”]
Zavezanec bo moral v svojem poslovnem prostoru na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu ter obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun.
Zakon veleva, da bo moral zavezanec pri gotovinskem poslovanju izdati račun najpozneje po opravljeni dobavi blaga, ko je prejeto plačilo, kupec pa bo moral račun obvezno prevzeti in ga zadržati neposredno po odhodu iz poslovnega prostora ter ga v primeru inšpekcijske kontrole na izhodu predložiti pristojni osebi.
Z zakonom je določeno, da mora zavezanec za izvajanje postopka potrjevanja računov v poslovnem prostoru na vsaki elektronski napravi za izdajanje računov ali na drugem vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve tega kupcu ter o obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun. Kršitev je za zavezanca davčni prekršek.
Kupec bo lahko za vse izdane račune preveril, ali so bili ustrezno prijavljeni finančni upravi. To bo lahko storil prek posebne mobilne aplikacije ali spletne strani finančne uprave. Sistem bo tako omogočal dvojno kontrolo izdanih računov prek finančne uprave in prek kupca.
Vzorec obvestila najdete tukaj.
[/accordion]
5. Davčnemu organu (pred začetkom potrjevanja računov) sporočite podatke o vseh poslovnih prostorih
[accordion title=”” is_open=”no”]
Pred začetkom izdajanja in davčnega potrjevanja računov pri gotovinskem poslovanju davčnemu organu sporočite podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih izdajate račune in pri tem uporabljate namensko digitalno potrdilo.
Zavezanec mora sporočiti podatke o poslovnih prostorih za vsak posamezen poslovni prostor zavezanca, v katerem izdaja račune. Podatke boste podpisali z namenskim digitalnim potrdilom in jih poslali davčnemu organu prek vzpostavljene elektronske povezave pred prvim pošiljanjem podatkov o računu za namene potrditve računa. Podatke boste posredovali preko aplikacije ‘Mini blagajna’. Aplikacija Mini blagajna bo na spletni strani FURS na voljo od 01.12.2015.
Podatki o poslovnih prostorih za namene izvajanja postopka potrjevanja računov bodo morajo vsebovati naslednje podatke:
– davčno številko zavezanca,
– oznako poslovnega prostora zavezanca,
– identifikacijsko oznako stavbe ali dela stavbe, kjer se nahaja poslovni prostor, kakor je določena v registru nepremičnin (številka katastrske občine, številka stavbe in številka dela stavbe), ko zavezanec izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru,
– naslov poslovnega prostora, ko zavezanec izdaja račune v nepremičnem poslovnem prostoru,
– vrsto poslovnega prostora, ko zavezanec izdaja račune v premičnem poslovnem prostoru,
– podatek o proizvajalcu ali vzdrževalcu programske opreme za izdajanje računov in
– datum začetka veljavnosti podatkov, ki se sporočajo
Tisti, ki boste za izdajo računov uporabljali blagajniške sisteme, boste podatke o poslovnih prostorih FURS-u posredovali prek svoje programske opreme, v primeru izdaje iz vezane knjige računov pa boste morali z decembrom 2015 podatke o poslovnih prostorih posredovati prek aplikacije “Mini blagajna” na FURS-ovi spletni strani.
Način izvajanja potrjevanja računov in oznake poslovnih prostorov določite z internim aktom. Pri tem ne spreglejte, da v istem poslovnem prostoru ne morete hkrati uporabljati elektronske naprave za izdajo računov in vezane knjige računov (bodisi jih boste izdajali z elektronsko napravo za izdajanje računov bodisi s pomočjo potrdila iz vezane knjige računov).
Posebnost je, da bo podatke o poslovnih prostorih treba na FURS poslati enkrat, in sicer pred prvim pošiljanjem računa, ki se nanaša na poslovni prostor.
V primeru spremembe podatkov o poslovnem prostoru bo treba po enakem postopku poslati spremenjene podatke o poslovnih prostorih. Zavezanec bo moral davčnemu organu sporočiti podatke o vseh spremembah podatkov o poslovnih prostorih za posamezni poslovni prostor.
Zavezanec bo moral tudi spremembe podatkov sporočiti pred začetkom uporabe spremenjenih podatkov na enak način, kot v primeru prvega sporočanja. Zavezanec bo o poslovnih prostorih davčnemu organu sporočiti tudi dejstvo, da je posamezen poslovni prostor zaprl.
[/accordion]
6. Priskrbite si ustrezno elektronsko napravo oz vezano knjigo (v prehodnem obdobju)
[accordion title=”” is_open=”no”]
Za izdajanje računov pri gotovinskem poslovanju boste morali uporabljati napravo, ki omogoča elektronsko podpisovanje podatkov o računu, hkrati pa si morate zagotoviti tudi elektronsko povezavo za izmenjavo podatkov z davčnim organom (internet).
Elektronska naprava za izdajo računov je lahko tudi navaden računalnik (namizni ali prenosni), tablični računalnik ali pametni telefon z nameščenim programom za blagajniško poslovanje, ki omogoča izmenjavo podatkov z davčnim organom.
Da bi razbremenili tiste zavezance, ki izdajajo manjše število računov, bo FURS omogočili izdajanje računov z aplikacijo ‘Mini blagajna’ na portalu eDavki (torej jim ne bo potrebno kupiti lastne programske opreme). Aplikacija Mini blagajna bo na spletni strani FURS na voljo od 01.12.2015.
V primeru, da za izdajanje računov ne boste uporabljali elektronske naprave, si morate pravočasno priskrbeti vezano knjigo računov in jo pred prvo uporabo potrditi pri FURS.
[/accordion]
7. Pripravite se na nedelovanje interneta ali nedelovanje elektronske naprave
[accordion title=”” is_open=”no”]
IZPAD INTERNETA ALI SISTEMA FURS
Ob izpadu internetne povezave ali centralnega informacijskega sistema FURS boste iz blagajne izstavili račun brez povezovanja s sistemom FURS. Račun v tem primeru ne bo imel enkratne identifkacijske oznako (EOR),
V primeru prekinitve elektronske povezave za izmenjavo podatkov s FURS izda zavezanec račun brez enkratne identifikacijske oznake računa (EOR). Na takem računu bo zabeležena le zaščitna oznaka izdajatelja (ZOI).
Zavezanec mora vzpostaviti elektronsko povezavo in davčnemu organu poslati podatke o izdanih računih, ki jih je v času prekinitve elektronske povezave izdal brez enkratne identifikacijske oznake (EOR). Rok dveh dni začne teči naslednji delovni dan po delovnem dnevu, v katerem je prišlo do prekinitve elektronske povezave.
Če zavezanec iz opravičljivih razlogov ne more vzpostaviti elektronske povezave v roku dveh delovnih dni, pošlje podatke o računih, ki jih je izdal v času prekinitve elektronske povezave, naslednji delovni dan po prenehanju razlogov za zamudo.
Davčni organ bo vsem naknadno poslanim računom dodelil enkratno identifikacijsko oznako računa (za vsak račun ločeno enkratno identifikacijsko oznako računa) in jih poslal zavezancu kot potrdilo o prejemu naknadno poslanih podatkov o računih. Zavezanec mora hraniti prejeto sporočilo z enkratnimi identifikacijskimi oznakami računov skupaj s kopijami izdanega računa v skladu s predpisi, ki urejajo davčni postopek, in drugimi predpisi, ki urejajo način in roke hrambe računov.
NEDELOVANJE ELEKTRONSKE NAPRAVE
V primeru, da elektronska naprava neha delovati, bo zavezanec moral uporabiti vezano knjigo računov. Podatke iz vezane knjige računov bo zavezanec moral v desetih dneh prepisati v FURS-ovo ‘Mini blagajno’ na spletnem portalu eDavki.
POMEMBNO – Pred prvo uporabo je vezano knjigo potrebno priglasiti na FURS.
[/accordion]
Osnovne informacije o davčnih blagajnah najdete tukaj.
Več informacij o davčnem potrjevanju računov lahko najdete na spletni strani FURS oz v dokumentu Pogosta vprašanja z odgovori.
Za vse tiste, ki za izdajanje računov uporabljate program VASCO, so programerji že pripravili kratka navodila oz napotke, na voljo pa so vam tudi preko telefona.
V primeru, da še iščete ustreznega ponudnika programske ali podporne opreme, vam podjetje Pronet ponuja različne rešitve, za vse naše obstoječe stranke pa so pripravili ugodno ponudbo. Pri pripravi končne ponudbe sporočite, da ste stranka našega računovodskega servisa.
